Leistungsbeschreibung
Stand: 8.1.2013
1. Immer auf dem neuesten Stand
Im Folgenden werden die Produkte und Dienstleistungen unseres online Privatsekretariates detailliert beschrieben.
Wir bemühen uns stets um Kontinuität und Dauerhaftigkeit der von uns angebotenen Dienste. Dennoch kann es aufgrund von Kundenwünschen, technischer Weiterentwicklung oder verbesserter Effizienz gelegentlich zu Änderungen bei der Ausgestaltung einzelner Leistungen kommen. Dabei kann sich auch die Zusammenstellung unserer Paketangebote in kleinerem Umfang verändern.
Bei solchen Änderungen, insbesondere aber dann, wenn wir Dienstleistungen komplett aus dem Angebot nehmen, werden wir uns immer bemühen für Sie, unseren Kunden, die Gleichwertigkeit des gebuchten Paketes über solche Änderungen hinaus sicher zu stellen. Wenn Sie das einmal anders empfinden, sprechen Sie uns bitte an.
2. unpaperme online: Unser Basisprodukt
Das Fundament all unserer Dienstleistungen für Sie ist Ihr unpaperme online Account. Hier stellen wir Ihnen frisch digitalisierte Post und sonstige Dokumente zur Verfügung und hier verwahren Sie diese online und haben so jederzeit weltweit Zugriff auf Ihren digitalen Aktenschrank.
Unsere Serverfarm, auf der Ihre Daten liegen, entspricht höchsten Sicherheitsstandards, sowohl hinsichtlich Datenverlust, Datendiebstahls als auch online Verfügbarkeit. Redundante Systeme, modernste Firewalls und Anbindung an mindestens zwei Internet Backbones sind Garant dafür, dass Ihre digitalisierten Daten bei uns in guten Händen sind. Wir garantieren eine jährliche Verfügbarkeit unseres Systems von über 95%.
Zusätzlichen Schutz gegen Datenverlust stellt die Aufbewahrung Ihrer Originale an einem von der Serverfarm getrennten Standort dar.
In der Basisversion Ihres Accounts steht Ihnen ein Speicherplatz von 1GB zu Verfügung. Das reicht für etwa 1000 Seiten Papierdokumente. Selbstverständlich können Sie jederzeit mehr Speicherplatz hinzu buchen.
2.1. Einfacher Zugriff über Ihre bevorzugten Emailanwendungen
Wir wollen für Sie Ihre Papierarbeit mit unserm Service einfacher machen und bringen Ihnen Ihre Korrespondenz dorthin, wo Sie heute schon Ihr zentrales online Kommunikationszentrum haben – Ihre bevorzugte Emailanwendung. Dazu nutzen wir den millionenfach bewährten IMAP Standard, den alle gängigen Emailsysteme verarbeiten.
Aus Nutzersicht verhält sich somit Ihr unpaperme online Account wie ein weiteres normales Emailkonto, das Sie einfach neben Ihren vorhandenen Emailkonten über beliebige Emailprogramme (z.B. outlook, thunderbird, icloud, googlemail und viele andere) abfragen können. Ihre Daten werden gleichzeitig auf unserem Server und auf allen Ihrer angebundenen Endgeräten gespeichert und stehen Ihnen dort zur Verfügung. Mit allen Geräten, die online sind, findet eine permanente Synchronisation statt, so dass neue Post unmittelbar auf allen verbundenen Geräten ankommt und die Löschung eines Dokumentes auf einem Gerät auch die Löschung dieses Dokumentes auf allen angeschlossenen Geräten sowie unserem Server zur Folge hat. So haben Sie auf Laptop, Smartphone, Tablet und Ihrem Rechner im Arbeitszimmer immer den gleichen Stand.
2.2. Aus Schneckenpost wird Email
Ihre Dokumente und Eingangspost werden in unserem Digitalisierungscenter tagesaktuell eingescannt und Ihnen wie eine Eingangsemail (Details s.u.) auf Ihrem unpaperme Konto zur Verfügung gestellt.
Dazu müssen Ihre Unterlagen und Ihre Eingangspost jedoch zunächst bei Ihrer neuen Postadresse „Ihr Name, c/o unpaperme, Chiffre xyz“ landen. Den Chiffre Code erhalten Sie nach der Anmeldung von uns. Er stellt sicher, dass es nicht zu Verwechslungen bei Namensgleichheit kommt. Für die Weiterleitung der Post an uns gibt es drei Möglichkeiten:
Pro digitalisiertem Dokument erhalten Sie eine Email. So ist das Arbeiten mit unpaperme einfach und intuitiv. Wer Email kann, kann unpaperme online sofort.
Die Hauptfunktionen, die bei allen Emailprogrammen gleich sind (Email empfangen, Antworten, Weiterleiten, Entwürfe speichern, Gesendet-Ordner, Papierkorb, beliebige Unterordner anlegen und Emails verschieben, Suchfunktionen, „gelesen“ Markierung, …) werden von unserem System voll unterstützt.
Selbstverständlich können Sie Ihren unpaperme Account auch wie eine normale Email Adresse verwenden. Empfangen oder versenden Sie normale Emails von oder an beliebigen Absender/Empfängern. Wir empfehlen die Nutzung des unpaperme Accounts für alle Emails, die einen offiziellen Charakter haben. So speichern Sie die Emails an Ihren Steuerberater im gleichen System wie auch die Steuerbescheide vom Finanzamt.
Emailprogramme sind unterschiedlich komfortabel und bieten zum Teil unterschiedliche Funktionen an. Damit unser System mit allen unterschiedlichen Programmen zusammenarbeiten kann, muss eine Art kleinster gemeinsamer Nenner eingehalten werden. Daher werden einige exotischere Features Ihres Emailclients nicht unterstützt (z.B. Flags und Kategorien bei MS Outlook oder labels bei googelmail).
2.3. Ordnung entsteht fast von alleine
Ein ganz entscheidender Vorteil der elektronischen Ablage in unserem System ist die Möglichkeit Dokumente mittels Volltextsuche zu finden. Mittlerweile bieten fast alle Emailprogramme sehr komfortable und leistungsstarke Suchfunktionen auch im Emailanhang. Dadurch ist es selbst für Kunden mit einer überdurchschnittlichen Anzahl von Dokumenten nicht nötig, online Dokumente in unterschiedliche Ordner einzusortieren. So entfällt auch das Risiko, dass Dokumente, die nicht eindeutig einem Thema zugeordnet werden können, nicht mehr gefunden werden.
Unsere Empfehlung: Lassen Sie unbearbeitete Post in Ihrem Posteingangsordner und sammeln Sie sämtliche erledigte Post in einem einzigen Ablageordner.
2.4. Eingangspost: Die Einzelheiten
Unabhängig davon, ob Sie uns Dokumente einreichen oder Sie Ihre Post zu uns umgeleitete haben, werden die bei uns eingereichten Dokumente in unserem Digitalisierungscenter eingescannt und durch modernste Texterkennungsalgorithmen in maschinenlesbare PDF - Dateien umgewandelt. Anschließend werden die Dokumente von unseren erfahrenen Mitarbeitern kategorisiert und nach dem unpaperme Ablagesystem einer von mehreren Hauptkategorien zugeordnet (dieser Service ist nicht in allen Paketen enthalten) und mit einem aussagekräftigen Betreff versehen. Das Ganze passiert in der Regel tagesaktuell, in Ausnahmefällen kann es insbesondere bei der Einreichung von größeren Mengen an Altdokumenten mal etwas länger dauern.
Sie erhalten Ihre Post als Email in der folgenden Form:
2.5. Ausgangspost: Nie war Briefe schreiben so einfach
Sie kennen das: Der Brief ist schnell formuliert, aber die eigentliche Arbeit ist reine Logistik: Ausdrucken, Unterschreiben, Falzen, Kuvertieren, zur Post bringen. Und oft bleibt der Brief dann liegen. „Kein Papier“, „Druckerpatrone leer“, „keine Umschläge“, „keine Briefmarke“ oder einfach nur „keine Zeit“. Manchmal reicht auch schlicht „keine Lust“, um den Brief zu verzögern. Mit unpaperme genügt es, den Brief zu formulieren. Den Rest übernehmen wir. Die Details:
2.6. Günstig, dank effizienten Papierhandlings
Ihre Originale benötigen Sie in aller Regel nicht mehr, denn der schnellere und bequemere Weg zu Ihren Inhalten geht über unser online System. Dennoch sind auch Ihre Originale gut bei uns aufgehoben. Beim Eingang werden die Dokumente von uns in eine von 4 Typen eingeordnet:
Über die Aufbewahrungsdauer der online archivierten Dokumente entscheiden Sie selbst. Da Sie jederzeit gegen ein geringes Entgelt Ihre Speicherkapazität erhöhen können, empfehlen wir außer Werbung keine Dokumente zu löschen. Ihre archivierten Dokumente können Sie jederzeit aus dem Archiv entnehmen und separat speichern. Im Falle einer Kündigung durch Sie löschen wir Ihr Archiv ein Jahr nach Kündigung. Bis dahin können Sie Ihr Archiv wieder aufleben lassen.
3. unpaperme umzug: Leiten Sie Ihre Post bequem um
Richtig Spaß macht Ihr online Privatsekretariat, wenn Ihre Post gar nicht erst in Ihrem Briefkasten landet. Denn so funktioniert Post bei Ihnen auch bei längerer Abwesenheit – beruflich wie privat - und Sie sparen sich die lästige Postweiterleitung zu uns.
Wir empfehlen dazu die Hinterlegung Ihrer neuen Postadresse „Ihr Name, c/o unpaperme, Chiffre xyz“ bei Ihren Korrespondenzpartnern. Das Ermitteln der relevanten Adressaten und die Information über diese Adressänderung übernehmen wir im Rahmen unseres Service unpaperme umzug.
Dazu ermitteln wir die zu informierenden Korrespondenzpartnern anhand der von Ihnen eingereichten Unterlagen, entweder auf Basis initial zu digitalisierender Altunterlagen oder mit und mit basierend auf Ihrem wachsenden Datenbestand.
Der Versand der Adressänderungen erfolgt gemäß dem oben beschriebenen Postversandprozess immer nur nach Ihrer Freigabe.
Buchen Sie unpaperme umzug auf Monatsbasis. Zusätzlich fallen dann nur noch die Kosten für die Ausgangspost an soweit sie nicht im Rahmen Ihres unpaperme easy oder complete Freikontingentes gedeckt sind.
4. unpaperme custom: Kümmern Sie sich um das Wesentliche. Wir übernehmen den Rest.
Natürlich stehen wir Ihnen neben dem Angebot unserer standardisierten Produkte jederzeit für andere Unterstützungsarbeiten zur Verfügung. In der Tat schafft die online Hinterlegung Ihrer Dokumente die Möglichkeit dies sehr flexibel zu gestalten. Denn anders als beim klassischen Privatsekretariat behalten Sie jederzeit vollen Zugang zu Ihren Unterlagen und müssen nicht zwangsläufig alle Arbeiten delegieren. Welche Arbeiten Sie an uns übergeben entscheiden Sie wie Sie es gerade benötigen – entsprechend Ihrem Terminkalender, Ihrem Budget oder Ihrer Motivation Dinge selbst zu erledigen. Schließlich wird es immer wieder Aufgaben geben, bei denen eine Delegation äußerst ineffizient wäre, denn Sie wissen doch selbst am besten über Ihre Angelegenheiten Bescheid.
Wenn Sie Aufgaben übergeben wollen, senden Sie uns eine kurze Email oder wir vereinbaren ein Telefonat, wenn es etwas umfangreicher oder komplizierter ist. Sie bekommen von uns unter Nennung des geschätzten Aufwandes umgehend eine Bestätigung, wenn wir die Aufgabe übernehmen können. Sie bestätigen kurz oder sagen ab, wenn Ihnen der Aufwand nicht gerechtfertigt erscheint.
Damit für Sie die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, wenn es wider Erwarten mal mehr Aufwand ist als geschätzt wird, informieren wir Sie sobald uns klar wird, dass wir unsere Schätzung um mehr als 20% überziehen werden. Abgerechnet wird dann minutengenau nach Arbeitszeit sowie einer geringen Bearbeitungsgebühr pro Auftrag.
5. Unsere Paketlösungen
Um unsere Abrechnung zu erleichtern und so das Angebot günstiger zu machen, haben wir unsere Leistungen in Paketlösungen zusammengestellt. Wählen Sie das für sich geeignete Paket aus und buchen Sie jederzeit Einzelleistungen dazu. Selbstverständlich können Sie Ihr Paket auch immer upgraden. Pakete sind mit dreimonatiger Frist kündbar, Einzelleistungen werden immer nur einmalig gebucht bzw. sind auch wenn sie regelmäßig anfallen, jederzeit kündbar. Eine Übersicht über die Zusammenstellung der Pakete finden Sie hier.
Stand: 8.1.2013
1. Immer auf dem neuesten Stand
Im Folgenden werden die Produkte und Dienstleistungen unseres online Privatsekretariates detailliert beschrieben.
Wir bemühen uns stets um Kontinuität und Dauerhaftigkeit der von uns angebotenen Dienste. Dennoch kann es aufgrund von Kundenwünschen, technischer Weiterentwicklung oder verbesserter Effizienz gelegentlich zu Änderungen bei der Ausgestaltung einzelner Leistungen kommen. Dabei kann sich auch die Zusammenstellung unserer Paketangebote in kleinerem Umfang verändern.
Bei solchen Änderungen, insbesondere aber dann, wenn wir Dienstleistungen komplett aus dem Angebot nehmen, werden wir uns immer bemühen für Sie, unseren Kunden, die Gleichwertigkeit des gebuchten Paketes über solche Änderungen hinaus sicher zu stellen. Wenn Sie das einmal anders empfinden, sprechen Sie uns bitte an.
2. unpaperme online: Unser Basisprodukt
Das Fundament all unserer Dienstleistungen für Sie ist Ihr unpaperme online Account. Hier stellen wir Ihnen frisch digitalisierte Post und sonstige Dokumente zur Verfügung und hier verwahren Sie diese online und haben so jederzeit weltweit Zugriff auf Ihren digitalen Aktenschrank.
Unsere Serverfarm, auf der Ihre Daten liegen, entspricht höchsten Sicherheitsstandards, sowohl hinsichtlich Datenverlust, Datendiebstahls als auch online Verfügbarkeit. Redundante Systeme, modernste Firewalls und Anbindung an mindestens zwei Internet Backbones sind Garant dafür, dass Ihre digitalisierten Daten bei uns in guten Händen sind. Wir garantieren eine jährliche Verfügbarkeit unseres Systems von über 95%.
Zusätzlichen Schutz gegen Datenverlust stellt die Aufbewahrung Ihrer Originale an einem von der Serverfarm getrennten Standort dar.
In der Basisversion Ihres Accounts steht Ihnen ein Speicherplatz von 1GB zu Verfügung. Das reicht für etwa 1000 Seiten Papierdokumente. Selbstverständlich können Sie jederzeit mehr Speicherplatz hinzu buchen.
2.1. Einfacher Zugriff über Ihre bevorzugten Emailanwendungen
Wir wollen für Sie Ihre Papierarbeit mit unserm Service einfacher machen und bringen Ihnen Ihre Korrespondenz dorthin, wo Sie heute schon Ihr zentrales online Kommunikationszentrum haben – Ihre bevorzugte Emailanwendung. Dazu nutzen wir den millionenfach bewährten IMAP Standard, den alle gängigen Emailsysteme verarbeiten.
Aus Nutzersicht verhält sich somit Ihr unpaperme online Account wie ein weiteres normales Emailkonto, das Sie einfach neben Ihren vorhandenen Emailkonten über beliebige Emailprogramme (z.B. outlook, thunderbird, icloud, googlemail und viele andere) abfragen können. Ihre Daten werden gleichzeitig auf unserem Server und auf allen Ihrer angebundenen Endgeräten gespeichert und stehen Ihnen dort zur Verfügung. Mit allen Geräten, die online sind, findet eine permanente Synchronisation statt, so dass neue Post unmittelbar auf allen verbundenen Geräten ankommt und die Löschung eines Dokumentes auf einem Gerät auch die Löschung dieses Dokumentes auf allen angeschlossenen Geräten sowie unserem Server zur Folge hat. So haben Sie auf Laptop, Smartphone, Tablet und Ihrem Rechner im Arbeitszimmer immer den gleichen Stand.
2.2. Aus Schneckenpost wird Email
Ihre Dokumente und Eingangspost werden in unserem Digitalisierungscenter tagesaktuell eingescannt und Ihnen wie eine Eingangsemail (Details s.u.) auf Ihrem unpaperme Konto zur Verfügung gestellt.
Dazu müssen Ihre Unterlagen und Ihre Eingangspost jedoch zunächst bei Ihrer neuen Postadresse „Ihr Name, c/o unpaperme, Chiffre xyz“ landen. Den Chiffre Code erhalten Sie nach der Anmeldung von uns. Er stellt sicher, dass es nicht zu Verwechslungen bei Namensgleichheit kommt. Für die Weiterleitung der Post an uns gibt es drei Möglichkeiten:
- Sie richten bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag ein oder bitten uns das für Sie zu tun. Sämtliche über die Deutsche Post versandte Briefpost wird so zu uns umgeleitet und wir können sie Ihnen online zur Verfügung stellen. Da jedoch viele Unternehmen und gerade auch Behörden aus Kostengründen Ihre Post nicht über die Deutsche Post verschicken, wird so Ihre Post nicht zu 100% umgeleitet. Einige Briefe landen nach wie vor in Ihrem Briefkasten.
- Sie teilen Ihren Korrespondenzpartnern Ihre neue Postadresse mit oder bitten uns, das für Sie zu tun (siehe unten unpaperme umzug). Dies ist mittelfristig die bequemste und kostengünstigste Lösung zur Postumleitung, die Ihnen darüber hinaus auch über einen privaten Umzug hinweg erhalten bleibt. Bis alle Ihre Korrespondenzpartner Ihre neue Adresse notiert haben, dauert es jedoch eine Weile und auch bei dieser Methode wird sicher der ein oder andere seltene Briefeschreiber übersehen.
- Sie senden uns in regelmäßigen Abständen Ihre bei Ihnen zu Hause aufgelaufenen Unterlagen ein. Dazu nutzen Sie die von uns bereitgestellten Freiumschläge. Natürlich spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Post schon geöffnet haben oder uns ungeöffnet übergeben.
Pro digitalisiertem Dokument erhalten Sie eine Email. So ist das Arbeiten mit unpaperme einfach und intuitiv. Wer Email kann, kann unpaperme online sofort.
Die Hauptfunktionen, die bei allen Emailprogrammen gleich sind (Email empfangen, Antworten, Weiterleiten, Entwürfe speichern, Gesendet-Ordner, Papierkorb, beliebige Unterordner anlegen und Emails verschieben, Suchfunktionen, „gelesen“ Markierung, …) werden von unserem System voll unterstützt.
Selbstverständlich können Sie Ihren unpaperme Account auch wie eine normale Email Adresse verwenden. Empfangen oder versenden Sie normale Emails von oder an beliebigen Absender/Empfängern. Wir empfehlen die Nutzung des unpaperme Accounts für alle Emails, die einen offiziellen Charakter haben. So speichern Sie die Emails an Ihren Steuerberater im gleichen System wie auch die Steuerbescheide vom Finanzamt.
Emailprogramme sind unterschiedlich komfortabel und bieten zum Teil unterschiedliche Funktionen an. Damit unser System mit allen unterschiedlichen Programmen zusammenarbeiten kann, muss eine Art kleinster gemeinsamer Nenner eingehalten werden. Daher werden einige exotischere Features Ihres Emailclients nicht unterstützt (z.B. Flags und Kategorien bei MS Outlook oder labels bei googelmail).
2.3. Ordnung entsteht fast von alleine
Ein ganz entscheidender Vorteil der elektronischen Ablage in unserem System ist die Möglichkeit Dokumente mittels Volltextsuche zu finden. Mittlerweile bieten fast alle Emailprogramme sehr komfortable und leistungsstarke Suchfunktionen auch im Emailanhang. Dadurch ist es selbst für Kunden mit einer überdurchschnittlichen Anzahl von Dokumenten nicht nötig, online Dokumente in unterschiedliche Ordner einzusortieren. So entfällt auch das Risiko, dass Dokumente, die nicht eindeutig einem Thema zugeordnet werden können, nicht mehr gefunden werden.
Unsere Empfehlung: Lassen Sie unbearbeitete Post in Ihrem Posteingangsordner und sammeln Sie sämtliche erledigte Post in einem einzigen Ablageordner.
2.4. Eingangspost: Die Einzelheiten
Unabhängig davon, ob Sie uns Dokumente einreichen oder Sie Ihre Post zu uns umgeleitete haben, werden die bei uns eingereichten Dokumente in unserem Digitalisierungscenter eingescannt und durch modernste Texterkennungsalgorithmen in maschinenlesbare PDF - Dateien umgewandelt. Anschließend werden die Dokumente von unseren erfahrenen Mitarbeitern kategorisiert und nach dem unpaperme Ablagesystem einer von mehreren Hauptkategorien zugeordnet (dieser Service ist nicht in allen Paketen enthalten) und mit einem aussagekräftigen Betreff versehen. Das Ganze passiert in der Regel tagesaktuell, in Ausnahmefällen kann es insbesondere bei der Einreichung von größeren Mengen an Altdokumenten mal etwas länger dauern.
Sie erhalten Ihre Post als Email in der folgenden Form:
- Empfänger: Ihr unpaperme Account Name, bestehend aus dem ersten Buchstaben Ihres Vornamens, ihrem Nachnamen und einem dreistelligen Zahlencode, der sicherstellt, dass Ihre Dokumente auch bei Namensgleichheit richtig ankommen (Beispiel: mmustermann_027 (at) unpaperme . de)
- Absender: Hier codieren wir die o.g. Hauptkategorien. Die Heizkostenabrechnung Ihres Vermieters etwa erhalten Sie von wohnen (at) unpaperme . de, während Ihre Gehaltsabrechnung von arbeit (at) unpaperme . de kommt
- Sendedatum: Datum der Digitalisierung des Dokumentes
- Betreff: Bei einem Brief wird der Betreff des Originalbriefes ggf. sinnvoll ergänzt um weitere wichtige Informationen, bei einem anderen Dokument (etwa Ihrem Mietvertrag) der Name des Dokumentes (z.B. „Mietvertrag Bachstr. 19, München“)
- Anhang: Digitalisiertes Originaldokument, schwarz-weiß, Auflösung 300 dpi, Format: searchable pdf.
- Im Fließtext: Teilsnapshot der ersten Seite des Dokumentes zur einfachen optischen Zuordnung durch Sie.
2.5. Ausgangspost: Nie war Briefe schreiben so einfach
Sie kennen das: Der Brief ist schnell formuliert, aber die eigentliche Arbeit ist reine Logistik: Ausdrucken, Unterschreiben, Falzen, Kuvertieren, zur Post bringen. Und oft bleibt der Brief dann liegen. „Kein Papier“, „Druckerpatrone leer“, „keine Umschläge“, „keine Briefmarke“ oder einfach nur „keine Zeit“. Manchmal reicht auch schlicht „keine Lust“, um den Brief zu verzögern. Mit unpaperme genügt es, den Brief zu formulieren. Den Rest übernehmen wir. Die Details:
- Verwenden Sie den Antwortknopf aus einem Dokument aus dem der Empfänger eindeutig hervorgeht oder schreiben Sie an scan (at) unpaperme . de und notieren die Empfängeradresse einfach im Fließtext.
- Formulieren Sie Ihren Brief in der Email.
- Wir übernehmen die Formatierung Ihres Briefes. Dabei verwenden wir eine mit Ihnen abgestimmte Formatvorlage und den Scan einer Unterschrift, die Sie uns zu diesem Zweck zur Verfügung gestellt haben.
- Den fertigen formatierten Brief inklusive eingescannte Unterschrift stellen wir Ihnen als PDF noch einmal zur Freigabe zu Verfügung.
- Eine kurze Emailfreigabe („o.k.“ reicht aus) und wir übernehmen Ausdruck, Falzen, Kurvertieren, Freimachen und zur Post bringen für Sie.
- Wir drucken in Farbe, einseitig und verwenden normierte Fensterumschläge
- Mit solchen Faksimile Unterschriften versehene Briefe genügen nicht in Fällen, in den das Gesetz oder Ihre Vereinbarung mit dem Vertragspartner die Schriftform verlangt. Dies ist allerdings vergleichsweise selten der Fall.
2.6. Günstig, dank effizienten Papierhandlings
Ihre Originale benötigen Sie in aller Regel nicht mehr, denn der schnellere und bequemere Weg zu Ihren Inhalten geht über unser online System. Dennoch sind auch Ihre Originale gut bei uns aufgehoben. Beim Eingang werden die Dokumente von uns in eine von 4 Typen eingeordnet:
- Dokumente zur direkten Verwendung
In dieser Gruppe finden sich all diese Unterlagen, die Sie unmittelbar zur Bearbeitung oder Verwendung im Original benötigen wie z.B. Scheckkarten oder Behördenformulare. Diese scannen wir ein, stellen Sie Ihnen auf Ihrem online Account zur Verfügung und senden sie Ihnen dann parallel im Original zu. Auf Wunsch kann auch die Bearbeitung von Formularen von uns übernommen werden. Dies stimmen wir ggf. im Vorfeld mit Ihnen ab. - Wichtige Dokumente
Dies sind Dokumente, die eine lange Gültigkeit haben, wichtige und eher übergeordnete Informationen beinhalten und oder mit höherer Wahrscheinlichkeit einmal im Original benötigt werden. Dazu gehören Steuerbescheide, Verträge, Notarurkunden, Versicherungspolicen, etc.
Solche Dokumente verwahren wir in einer separaten Akte pro Kunde und nach Erfassungsdatum sortiert auf. Die Verwahrdauer ist unbegrenzt bzw. bis 1 Jahr nach Beendigung der Kundenbeziehung. Im Falle der Kündigung senden wir Ihnen die Dokumente auf Wunsch gegen eine angemessene Aufwandsentschädigung (vergl. Preisliste - Einzelservices Dokumentenzusendung) zu oder vernichten sie ordnungsgemäß. - Normale Dokumente
Alle Dokumente, die nicht in eine der anderen Kategorien eingeordnet werden. Dies sind Dokumente, die Sie nach menschlichem Ermessen nicht mehr im Original benötigen, wie z.B. Kontoauszüge, Telefonrechnungen, etc. In diese Kategorie fallen die meisten Dokumente.
Diese Dokumente werden nach Erfassungsdatum sortiert in unserem Archiv 5 Jahre aufbewahrt und anschließend sorgfältig vernichtet. Diese einfache Ablage spart eine Menge Kosten und ist einer der Gründe für unser günstiges Angebot. Selbstverständlich können Sie auch diese Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist gegen eine angemessene Aufwandsentschädigung (vergl. Preisliste - Einzelservices Dokumentenzusendung) anfordern. - Werbung oder auch Spam
Nicht personalisierte Dokumente, die Ihnen unaufgefordert zugeschickt werden (typischerweise als Infopost) klassifizieren wir als Werbung.
Diese Dokumente behandeln wir wie Dokumente der Klasse 3, nur werden sie getrennt aufbewahrt und nur 1 Jahr gelagert.
Über die Aufbewahrungsdauer der online archivierten Dokumente entscheiden Sie selbst. Da Sie jederzeit gegen ein geringes Entgelt Ihre Speicherkapazität erhöhen können, empfehlen wir außer Werbung keine Dokumente zu löschen. Ihre archivierten Dokumente können Sie jederzeit aus dem Archiv entnehmen und separat speichern. Im Falle einer Kündigung durch Sie löschen wir Ihr Archiv ein Jahr nach Kündigung. Bis dahin können Sie Ihr Archiv wieder aufleben lassen.
3. unpaperme umzug: Leiten Sie Ihre Post bequem um
Richtig Spaß macht Ihr online Privatsekretariat, wenn Ihre Post gar nicht erst in Ihrem Briefkasten landet. Denn so funktioniert Post bei Ihnen auch bei längerer Abwesenheit – beruflich wie privat - und Sie sparen sich die lästige Postweiterleitung zu uns.
Wir empfehlen dazu die Hinterlegung Ihrer neuen Postadresse „Ihr Name, c/o unpaperme, Chiffre xyz“ bei Ihren Korrespondenzpartnern. Das Ermitteln der relevanten Adressaten und die Information über diese Adressänderung übernehmen wir im Rahmen unseres Service unpaperme umzug.
Dazu ermitteln wir die zu informierenden Korrespondenzpartnern anhand der von Ihnen eingereichten Unterlagen, entweder auf Basis initial zu digitalisierender Altunterlagen oder mit und mit basierend auf Ihrem wachsenden Datenbestand.
Der Versand der Adressänderungen erfolgt gemäß dem oben beschriebenen Postversandprozess immer nur nach Ihrer Freigabe.
Buchen Sie unpaperme umzug auf Monatsbasis. Zusätzlich fallen dann nur noch die Kosten für die Ausgangspost an soweit sie nicht im Rahmen Ihres unpaperme easy oder complete Freikontingentes gedeckt sind.
4. unpaperme custom: Kümmern Sie sich um das Wesentliche. Wir übernehmen den Rest.
Natürlich stehen wir Ihnen neben dem Angebot unserer standardisierten Produkte jederzeit für andere Unterstützungsarbeiten zur Verfügung. In der Tat schafft die online Hinterlegung Ihrer Dokumente die Möglichkeit dies sehr flexibel zu gestalten. Denn anders als beim klassischen Privatsekretariat behalten Sie jederzeit vollen Zugang zu Ihren Unterlagen und müssen nicht zwangsläufig alle Arbeiten delegieren. Welche Arbeiten Sie an uns übergeben entscheiden Sie wie Sie es gerade benötigen – entsprechend Ihrem Terminkalender, Ihrem Budget oder Ihrer Motivation Dinge selbst zu erledigen. Schließlich wird es immer wieder Aufgaben geben, bei denen eine Delegation äußerst ineffizient wäre, denn Sie wissen doch selbst am besten über Ihre Angelegenheiten Bescheid.
Wenn Sie Aufgaben übergeben wollen, senden Sie uns eine kurze Email oder wir vereinbaren ein Telefonat, wenn es etwas umfangreicher oder komplizierter ist. Sie bekommen von uns unter Nennung des geschätzten Aufwandes umgehend eine Bestätigung, wenn wir die Aufgabe übernehmen können. Sie bestätigen kurz oder sagen ab, wenn Ihnen der Aufwand nicht gerechtfertigt erscheint.
Damit für Sie die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, wenn es wider Erwarten mal mehr Aufwand ist als geschätzt wird, informieren wir Sie sobald uns klar wird, dass wir unsere Schätzung um mehr als 20% überziehen werden. Abgerechnet wird dann minutengenau nach Arbeitszeit sowie einer geringen Bearbeitungsgebühr pro Auftrag.
5. Unsere Paketlösungen
Um unsere Abrechnung zu erleichtern und so das Angebot günstiger zu machen, haben wir unsere Leistungen in Paketlösungen zusammengestellt. Wählen Sie das für sich geeignete Paket aus und buchen Sie jederzeit Einzelleistungen dazu. Selbstverständlich können Sie Ihr Paket auch immer upgraden. Pakete sind mit dreimonatiger Frist kündbar, Einzelleistungen werden immer nur einmalig gebucht bzw. sind auch wenn sie regelmäßig anfallen, jederzeit kündbar. Eine Übersicht über die Zusammenstellung der Pakete finden Sie hier.